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Afinal, como fazer um planejamento de eventos corporativos ideal?

julho 31, 2018
Afinal, como fazer um planejamento de eventos corporativos ideal?

A produção de um evento corporativo é, sem dúvidas, um enorme desafio. Quando tudo sai conforme o esperado, o retorno pode ser maravilhoso, gerando benefícios que vão além das expectativas iniciais.

Porém, quando as coisas não vão bem, os prejuízos podem ser maiores do que financeiros, gerando um dano à imagem da empresa e a pessoa responsável pela organização.

Por isso, um bom planejamento de eventos pode fazer toda a diferença no sucesso. Confira neste artigo algumas dicas para se preparar adequadamente e garantir o êxito do seu evento!

Defina os objetivos de forma clara

Por que aquele evento precisa ser feito?  Busca-se o aumento de metas dentro da empresa?

O envolvimento de clientes com uma marca? Qual é o objetivo e para quem está sendo feito? Uma vez definido o objetivo e o público todo o restante parte daí: tipo de lugar, atrações, brindes, etc.

Realize um orçamento verdadeiro e dentro da realidade

Caso você não seja o único decisor, o que geralmente acontece, alinhe as expectativas. É bastante comum, nos dias de hoje, a expectativa estar acima da verba possível.

Portanto, realizar um orçamento rapidamente para verificar se sua verba corresponde a expectativa da sua ação é fundamental. Nesse quesito, você deve prever absolutamente tudo.

Essa é uma etapa fundamental e desafiante! Cuide de prever todas as taxas, ainda que opcionais, dos fornecedores para não ter surpresas depois.

Uma dica nessa etapa é primeiro garantir que a estrutura do seu evento esteja garantida.

Só depois priorize itens de menor relevância, ainda que muito interessantes. Ou seja, o aluguel do espaço, alimentação, bebidas, geradores, ambulâncias em alguns casos, são estruturas fundamentais. Depois disso é que podemos garantir que o evento terá brindes, atrações, shows, etc.

Acredite: é muito melhor ter toda a estrutura básica completa garantida num evento simples do que um evento charmosérrimo que tenha uma estrutura falha. Os participantes percebem e muito um valet deficiente ou uma recepção demorada, mesmo que a banda seja muito boa ou que a comida seja do melhor buffet da cidade.

Uma agência especializada e que tenha essa visão pode ajudar e muito.

Nesse caso, tanto para indicar os melhores locais que ofereçam custo x benefício e já incluam certas estruturas que outros não tenham, quanto para prever todos custos de um orçamento, para garantir uma logística impecável e para aí propor uma atração inteligente e que caiba no seu bolso.

Assim, é necessário discutir com todos os interessados e fazer um alinhamento de perspectivas e, a partir disso, colocar no papel quais são os objetivos principais e secundários do evento.

Quem são as pessoas que devem participar, os tipos de atrações desejadas, o horário, local, se haverá um serviço de buffet e como acontecerá a divulgação são algumas das questões que precisam estar bem alinhadas.

Enfim, tudo aquilo que compõe o evento, sem perder de vista os motivos de cada escolha feita, deve ser determinado. Apenas quando os objetivos forem definidos e os envolvidos estiverem de acordo é que o gestor pode evoluir de modo firme com o planejamento.

Comece o planejamento de eventos de forma antecipada

Assim como em qualquer atividade administrativa, na produção de eventos o planejamento é algo fundamental. É por meio do estabelecimento de um plano que você pode definir as estratégias para atingir os objetivos e traçar também as alternativas no caso de ocorrência de problemas.

Então, quanto antes começar, melhor serão os resultados. Estabeleça um cronograma com bastante antecedência, o qual permita pensar em todos os detalhes.

Adicionalmente, você terá a vantagem do tempo de procurar fornecedores adequados e disponíveis na data de sua preferência e, claro, de negociar valores. O tempo é um excelente aliado!

Contrate bons parceiros

A importância dos parceiros/fornecedores é enorme e pode fazer toda a diferença em um evento. Já imaginou ser surpreendido em cima da hora com a falta de determinados itens contratados, como alimentos ou mesmo algo estrutural?

Por isso, é indispensável contar com provedores referenciados e de bom nome no mercado. Pesquise, peça indicações, avalie as ofertas e esteja atento aos contratos. Contratar uma agência especializada parceira pode ser uma boa opção. Muitas vezes, pelo volume que possuem, podem negociar mais com seus parceiras e oferecer a você um suporte de extrema relevância.

De toda forma, formalize tudo que você deseja para que você possa ter sucesso na data do evento e confira sempre! Faça follow up com os fornecedores para confirmar sua ação e garantir o sucesso da mesma.!

Invista em tecnologia

O avanço tecnológico está presente em praticamente todas as áreas gerenciais e com a organização de eventos não é diferente. Hoje, existem tecnologias acessíveis que podem ser muito úteis, pois ajudam a organizar dados, favorecer a divulgação e melhorar a experiência de todos aqueles que forem participar da ocasião.

Há um número grande de opções. Você pode realizar o RSVP online e saber mais precisamente quantas pessoas irão e ter informações relevantes sobre seus participantes.

Você pode desenvolver um aplicativo personalizado para seu evento e, através dele, divulgar a agenda. Ainda: permitir a interação entre os participantes, consulta ao cardápio e muito mais.

Além disso, a tecnologia pode trazer números e dados precisos que podem te ajudar muito antes do evento.

O planejamento de eventos é absolutamente relevante para conseguir o sucesso na organização desse tipo de ocasião.

Por meio dessa atividade é possível otimizar o orçamento e demonstrar aos interessados as razões de suas escolhas. Para ajudar nesse processo, a contratação de uma empresa especializada na organização e execução de eventos pode ser uma ótima opção.

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