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Por que contratar uma empresa de eventos pode ser tão vantajoso?

julho 2, 2018
Por que contratar uma empresa de eventos pode ser tão vantajoso?

A organização de eventos corporativos pode parece bastante simples, porém represente uma responsabilidade e uma visibilidade enorme. Além das eventuais complexidade dependente do tipo  de evento, ainda há a questão institucional. É o nome da empresa que está em jogo — o evento certamente terá um propósito, e os participantes precisam vivenciar a experiência do modo mais positivo possível.

Pensando nisso, contratar uma empresa de eventos pode ser fundamental para o sucesso. Facilita muito contar com quem tem todo o know-how e experiência no assunto, realizando a gestão do que faz parte desse tipo de organização.

Confira neste artigo tudo a respeito e veja as vantagens de ter um parceiro de excelência, como o Ateliê dos Eventos.

Evitando dores de cabeça

Empresa de eventos é aquela que se responsabiliza por todas as etapas do planejamento e organização de um evento. Organizam desde o entendimento do conceito e dos objetivos estabelecidos pelo contratante até muito depois da desmontagem, conferindo e entregando cada nota fiscal.

Uma empresa de eventos ideal está com você em todos os momentos do processo!

Dessa forma, esse tipo de agência deve cuidar dos mínimos detalhes envolvidos na realização. Faz as cotações e o relacionamento com fornecedores dentro do orçamento estabelecido. Contrata o pessoal de apoio que vai trabalhar nas diversas funções necessárias para o bom andamento, como o espaço, buffet, ambulância, cenografia, palestrantes, recepcionistas, etc. Resolve eventuais problemas que ocorrem na véspera ou mesmo ao longo do evento.

Quando você terceiriza a gestão do seu evento corporativo, pode ter maior liberdade para cuidar daquilo que realmente é o seu core business, ou seja, daquilo que é o que você faz de melhor. Além disso, se alguém da sua equipe falta por algum motivo, seu evento ocorrerá da mesma forma.

Você também  ocupar-se especificamente do bem-estar dos colaboradores que serão seus convidados e vivenciar as ações de relacionamento propostas para a ocasião.

Agora, que você já sabe o que faz uma empresa de eventos, conheça algumas das principais vantagens que devem ser levadas em consideração na sua decisão de contratação.

Reduzindo custos

Quando você transfere a gestão do evento para outra empresa, a redução de custos talvez seja o ganho mais evidente. Há várias razões para isso.

Se você organizar um evento contando com os funcionários da sua própria empresa, vai ocorrer um desvio de foco temporário. Tirar pessoas de um setor pode trazer prejuízo maior que o ganho de tê-las envolvidas nessa organização. Além disso, há custos gerados que dificilmente se levam em conta, como horas ou dias extras de sua equipe.

Além disso, há a questão da especialização. Muito provavelmente, os seus funcionários não têm a mesma especialização em atividade desse tipo. É sempre melhor contar com especialistas, que podem fazer melhor e em menos tempo.

Há, também, o ganho de escala. Empresas de eventos estão acostumadas a se relacionar com fornecedores e, por organizarem uma série de outros eventos para outros contratantes, podem conseguir descontos expressivos na contratação dos serviços. Essas empresas são muito mais bem preparadas para negociar nesse sentido.

Economizando tempo

Algumas pessoas que já organizaram alguns eventos particulares de pequeno porte têm a ilusão de que podem trabalhar com qualquer tipo de evento. Isso não é necessariamente verdadeiro. Um evento corporativo, muitas vezes, tem características bem mais complexas.

Se você não tem experiência para lidar com todas as questões envolvidas, certamente gastará mais tempo do que se terceirizar a organização.

São inúmeros detalhes que precisam ser resolvidos simultaneamente, mesmo que haja envolvimento direto de diversas pessoas da companhia — o que, já vimos, tem impacto direto nos custos.

A falta de conhecimento pode levar à perda de prazos e a outros problemas relacionados. Imagine ter que ficar entrando em contato com mais de 30 ou 40 fornecedores para tomar preços e conseguir decidir as contratações.

Uma empresa de eventos tem equipes preparadas para lidar com todos esses pontos, que são atividades que fazem parte da rotina diária de funcionamento delas.

A facilidade que os profissionais com experiência têm para lidar com qualquer questão é inquestionavelmente maior que a de outra pessoa que praticamente não conhece o assunto.

Ganhando qualidade

Quando você quer contratar um serviço ou comprar um produto, é normal buscar referências. Caso esteja organizando um evento e não tenha muita experiência, pode ser que as suas opções sejam um pouco limitadas.

Isso não acontece com as empresas de eventos. Elas têm amplo portfólio de fornecedores e podem fazer uma busca mais eficiente de fornecedores de qualidade, prezando pelo melhor custo-benefício, sem deixar de levar em conta o orçamento que foi estabelecido.

Essas empresas estão acostumadas a tratar com provedores de mais alta qualidade, tanto em relação ao serviço em si quanto ao cumprimento de prazos e à tratativa de eventualidades.

Diminuindo riscos

Toda empresa de renome no setor de organização de eventos, sem dúvida, conhece os principais riscos envolvidos nessa atividade. Há diversas possibilidades de erros, desde falhas de logística e transporte até a ausência inesperada de determinados itens contratados, como alimentos, bebidas e materiais de uso e consumo, problemas de segurança etc.

A experiência traz, por exemplo, maior capacidade de avaliar um fornecedor. Conhece as armadilhas dos contratos, estabelece as punições pelo não cumprimento da forma mais correta e consegue planejar as alternativas em caso de necessidade.

O mais importante é que uma empresa de eventos sabe o que não pode ser feito para que o evento dê certo. É papel do profissional do setor manter-se atualizado e preparado para lidar com qualquer tipo de adversidade eventual.

Resolvendo problemas

Mesmo tomando todas as precauções, os problemas podem ocorrer em cima da hora ou ao longo do evento. Estar preparado para acionar as opções já mapeadas durante a etapa de planejamento e atuar corretivamente é algo fundamental.

Empresas de evento são autoridades nesse assunto. Essa talvez seja a razão mais importante de se contar com um parceiro conceituado na organização do seu evento. Já imaginou meses de preparação e expectativa indo por água abaixo em virtude de algo inesperado que pode pôr tudo a perder em questão de minutos?

Contratar uma empresa de gestão de eventos pode ser a garantia que dará a tranquilidade para que o contratante se dedique às suas atividades, deixando a resolução dessas questões eventuais nas mãos de quem realmente está preparado para lidar da melhor maneira possível.

Não se deve perder de vista que, ao contratar uma empresa de eventos, você precisa estar atento para contar com um parceiro de renome no mercado. Entre em contato com o Ateliê dos Eventos e saiba como podemos ajudar no sucesso da sua organização!

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