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O que você deve saber antes de contratar empresa de eventos corporativos?

janeiro 7, 2019
empresa de eventos corporativos
Tempo de leitura 6 min

Independentemente da ocasião, para que um evento empresarial possa ser considerado um sucesso, ele deve marcar de maneira positiva os convidados — clientes ou funcionários. No entanto, devido aos diversos desafios inerentes ao seu planejamento, contratar uma empresa de eventos corporativos tem sido uma escolha cada vez mais comum entre as organizações.

Nesse contexto, é fundamental contar com profissionais habilitados e eficientes para cumprir as tarefas, afinal, uma cerimônia mal-estruturada pode apresentar falhas na realização, comprometer o resultado final do evento, e consequentemente, prejudicar a imagem do seu negócio.

Pensando nisso, selecionamos algumas dicas para que o encontro promovido pela corporação renda bons frutos. Confira, a seguir, o que deve ser levado em consideração na hora de contratar uma empresa de eventos corporativos.

Parceria com a empresa

Uma das principais estratégias das empresas, os eventos corporativos são considerados excelentes oportunidades para ampliar relações, estabelecer contato com clientes e fornecedores, expandir os negócios e, ainda, promover o alcance da marca.

Não por acaso, em grande parte das organizações, a realização de reuniões, workshops, congressos e comemorações são ocasiões frequentes. Por isso, manter uma parceria com uma agência especializada em eventos corporativos é fundamental para um projeto bem-sucedido — principalmente se ele for de longo prazo.

Diante disso, procure selecionar uma empresa que atue não somente como prestadora de serviço, mas sim como uma verdadeira parceira de negócios.

Acompanhamento em todas as etapas

Quando participamos de algum evento e nos deparamos com tudo organizado, pronto e em seu devido lugar, nem imaginamos o trabalho que deu para que tudo aquilo estivesse finalizado no prazo correto. São diversos aspectos que precisam de cuidado e atenção para que nenhum detalhe passe em branco.

Assim, quando precisar de um apoio para planejar uma cerimônia, procure contratar uma empresa de eventos corporativos que acompanhe todas as etapas do planejamento, da organização e da execução — desde a escolha do lugar até a definição do cardápio que será servido na ocasião.

Ao manter acompanhamento constante, a agência identifica tudo aquilo que precisa de ajustes e, no caso de algum imprevisto acontecer, seus profissionais vão atuar de maneira imediata na busca por uma solução eficiente.

Atuação diferenciada

Um dos principais fatores que devem ser considerados antes de contratar uma empresa de eventos corporativos é a sua atuação na prestação dos serviços. Isso porque muitas marcas disponíveis no mercado costumam desempenhar as mesmas funções, ou seja, oferecem procedimentos padronizados.

Nesse contexto, procure identificar quais agências funcionam de maneira diferenciada, isto é, que estão alinhadas às novas tendências e sintonizadas com as expectativas dos clientes.

Além disso, busque uma empresa que vá além de apenas organizar os encontros, mas sim, que crie, desenvolva e viabilize soluções personalizadas para eventos e ações do mercado organizacional.

Transformação do evento em experiência

Quer que o seu evento seja memorável? Então, conte com o apoio de uma empresa que disponibilize soluções criativas para a ocasião.

Quantas vezes participamos de algum encontro, palestra ou reunião e passamos a maior parte do tempo entediados? Além da sensação de perda de tempo, esse tipo de situação é prejudicial para a imagem da empresa, afinal, dificilmente alguém vai querer participar de outro evento organizado pela mesma corporação.

Por isso, procure realizar parcerias com agências que promovam expedientes personalizados, surpreendentes e inovadores — ao oferecer experiências no lugar de simples eventos, você conquista a atenção, a simpatia e o reconhecimento da plateia.

Tendências tecnológicas

Com a expansão do mercado de eventos, o segmento tem se apresentado cada vez mais dinâmico e tecnológico. Na prática, essa situação tem exigido que as agências busquem se destacar nesse universo competitivo e ágil.

Diante desse cenário, é fundamental contar com a atuação de empresas que investem em ferramentas, recursos e estratégias que tornam as ocasiões interativas, participativas e interessantes para o público.

Além das tendências tecnológicas, a inovação pode ser promovida em diferentes questões, como layouts diferenciados, experiências customizadas, soluções personalizadas, ações de Live Marketing, entre outras.

Criação de identidade visual para o evento

Outro aspecto importante em um evento é a sua identidade visual, afinal, criar um conceito de comunicação adequado pode impactar de maneira positiva os participantes. Além disso, a conduta pode ser um diferencial significativo entre o compromisso ser marcante ou esquecido rapidamente.

Nesse sentido, é fundamental que a empresa planeje e construa a ideia de modo a consolidar a marca da organização nos pensamentos (e na memória) de todos os envolvidos. Quando não existe essa preocupação, o alcance dos propósitos institucionais pode ser prejudicado.

Portanto, não deixe de pesquisar se a agência escolhida realiza um trabalho de criação de identidade visual para cada acontecimento — a análise do portfólio pode ser determinante para isso.

Portfólio de trabalhos

Assim como no segmento publicitário, diversas agências de eventos mantêm um portfólio rico e variado para mostrar seus trabalhos a clientes potenciais. Além de ser uma maneira eficiente de apresentar suas produções, a conduta demonstra em quais segmentos e formatos a empresa tem mais experiência.

Outro benefício de visualizar os trabalhos realizados é a oportunidade de identificar se a organização tem conhecimento da diversidade de pessoas, marcas e projetos existentes e ainda, se sabe determinar o valor que essa pluralidade pode trazer às empresas — quanto mais prática a agência tiver, mais interessante será o trabalho prestado.

Por isso, peça para conhecer o portfólio da organização e procure entender como o evento planejado poderá se beneficiar do histórico da agência que você pretende contratar. Dessa forma, é possível fechar o negócio com a certeza de que você está fazendo uma boa escolha.

Experiência de mercado

Antes de contratar uma empresa de eventos corporativos, procure se informar sobre o seu tempo de experiência no mercado de atuação — afinal, esse é um importante indicativo da qualidade de seus serviços.

Isso não significa que uma marca nova seja incapaz de realizar um acontecimento bem-sucedido, porém, se algum imprevisto acontecer, uma agência experiente na organização e na execução de eventos certamente terá mais habilidade para contornar eventuais problemas.

Como você pode ver, o segmento de eventos corporativos é uma estratégia importante e eficiente para as empresas que desejam se destacar no mercado, estabelecer novas parcerias e ampliar os negócios. E para que os encontros sejam sempre eficientes, é fundamental contar com uma agência especializada na área — tanto para planejar quanto para produzir as cerimônias.

Por isso, procure contratar uma empresa de eventos corporativos experiente e reconhecida no mercado, assim, além de evitar problemas na organização da solenidade, você ainda gera mais valor para você, para os participantes da ação e para o seu negócio.

Quer contratar uma empresa de eventos corporativos de renome? Então, entre em contato com o Ateliê de Eventos e garanta momentos únicos e resultados inesquecíveis.

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