Eventos

Como organizar seus eventos com verbas cada vez mais reduzidas? Entenda!

agosto 10, 2018
diminuir custos de evento corporativo
Tempo de leitura 7 min

Com verbas cada vez mais reduzidas, as empresas encontram o desafios de fazer “mais com menos”. Os orçcamentos estão cada vez mais enxutos para os eventos corporativos e ainda assim, existe a necessidade de inovar. Isso pode ter um impacto direto na qualidade dos eventos oferecidos e há um desafio enorme para aqueles que estão na gestão dos projetos.

Esse cenário acontece na sua empresa? Não se preocupe! Esse cenário é cada vez mais comum!

Neste artigo, vamos mostrar algumas ações efetivas que possibilitam diminuir custos nos eventos corporativos, sem perder qualidade e até inovar, atingindo os objetivos dentro desse cenário atual, cada vez mais escasso!. Acompanhe!

Escolha o local após a avaliação do orçamento total

Muitos clientes sentem-se seduzidos por um lugar lindo que até oferece um custo relativamente baixo de locação comparado aos demais, mas ao avaliar o orçamento total comparativo não é a melhor opção. Isso porquê alguns espaços podem incluir em seus valores de locação o aluguel de equipamentos, geradores, ambulâncias, ECAD, mobiliário, decoração ou outros, enquanto outros espaços estão vazios.

Portanto, é relevante realizar um orçamento detalhado e completo e comparar detalhe por detalhe e compreender absolutamente tudo que é necessário para que o evento aconteça com perfeição e o que é necessário em cada espaço.

Essa tarefa nem sempre é fácil. Já nesse momento, ter uma empresa especializada pode ser uma excelente opção e até economia, pois deixar de contemplar algum item pode representar um erro na escolha do local que será descoberta tardiamente ou um custo extra essencial posterior que poderá fazer com que seu evento seja muito mais caro do que o esperado.

Existem tabelas comparativas que permitem que você saiba exatamente quanto custará o evento na totalidade. Faça essa conta ou peça a sua agência parceira que apresente este valor, para só depois, fechar o local. Um item, como estacionamento que for mais caro num local do que em outro, que não foi comparado, pode representar uma escolha errada.

Escolha a data estrategicamente

Sempre que possível, evite dias que normalmente são concorridos e que possuem, naturalmente, demandas altas. Se for fazer uma confraternização de fim de ano, avalie fazer no início de dezembro e, se possível, evite as sextas-feiras, que são os dias mais desejados por todas as empresas.

Caso essa data seja uma exigência interna, já saiba que está buscando a data mais concorrida e que todos os espaços e bandas sabem disso e, que portanto, há uma diminuição nas possibilidades de negociações maiores. Uma estratégia é buscar fechar seu evento com a maior antecedência possível.

Alguns clientes querem saber qual a antecedência necessária. Não há uma resposta pronta, mas quanto maior a exigência de data e menor o budget, mais antecedência pode significar mais possibilidades de negociação, geralmente.

Se houver disponibilidade, os custos de segunda a quinta costumam ser mais baixos do que as sextas-feiras, por exemplo.

Primeiro a Estrutura, depois a “Cereja”

Tendo em vista que seu budget está enxuto, é de extrema importância ter foco na estrutura para que o evento aconteça. Garanta que você tem tudo que é necessário: espaço, alimentação, equipamentos, ar condicionado, gerador, transporte, etc. Uma vez que tudo isso estiver garantido e, se ainda tivermos verba, é que podemos observar os demais itens.

Muitas vezes, é aí que você pode contar com a experiência e a rede de contatos de uma agência especializada para negociar e muito com seus parceiros pelos preços e para que você tenha mais verba e também para sugerir eventuais trocas  que podem até substituir itens que pareciam essenciais, mas que diante do cenário podem significar trocas para que você tenha outras opções.

Exemplo: tirarmos whisky do cardápio e ao invés de uma banda famosa termos uma banda eclética ou um DJ e entção termos verba para outros itens que trarão mais entretenimento para seu evento.

A decoração também pode estar em locais de grande visibilidade e em pontos estratégicos como o palco e ao redor da pista ou na entrada, para que sejam visíveis .

Estabeleça um cronograma

Cada detalhe precisa ser pensado visando o sucesso do evento — principalmente se você pretende fazê-lo com poucos recursos financeiros. O cronograma precisa estar perfeitamente alinhado entre todos os envolvidos e você deve cobrar cada fornecedor para que cumpra suas obrigações conforme o que for combinado.

Lembre-se de que o quanto antes você definir com cada parceiro, maior será sua capacidade de negociar descontos e condições de pagamento.

Peça confirmação de presença aos convidados

Uma boa prática, visando economizar, é ter uma estimativa apurada de quantos serão os presentes. Claro que é preciso estabelecer uma margem de erro, mas o número deve se aproximar muito do real. Então, não hesite em pedir que confirmem a presença.

Isso é muito importante para evitar gastos desnecessários, no caso de você investir em diversos itens como buffet e brindes. Há, também, cobranças extras se mais pessoas estiverem presentes no dia do que a quantia acordada com os fornecedores.Para alimentação, em geral, os buffets atendem até 10% a mais do que o previsto, com cobrança posterior, caso estejam presentes.

Registre todas as informações

Muitas empresas contam com sistemas de gestão que permitem atividades como cadastrar fornecedores e fazer cotações. Se for o seu caso, não deixe de utilizá-lo. Mas se não houver, não importa! Anote tudo o que você estiver fazendo, além de todos os números e datas, em planilhas no computador ou mesmo em papeis, tomando cuidado para manter a informação organizada.

Por meio de um controle rígido e detalhado de tudo o que está sendo negociado e efetivamente contratado, você terá a segurança para identificar problemas e para cobrar os responsáveis. Além disso, com um checklist você evita gastos duplicados e pode também ter visão do que eventualmente está faltando.

Prepare-se para emergências

Dificilmente, um evento acontece sem que haja algum imprevisto – muitas vezes, até interno, alguma solicitação de uma área de ultima hora.. Assim, é importante ter reservas financeiras para suportar essas necessidades urgentes.

Quando isso acontecer, o gasto é inevitavelmente maior e, por isso, você terá que estar preparado.

Conte com uma empresa parceira

Pessoas com menos experiência geralmente têm dificuldade para organizar e colocar em prática todas essas ações. Então, se esse for o seu caso, a melhor alternativa é contar com os serviços de uma empresa especializada.

Uma agência de eventos está preparada para avaliar suas necessidades e, conforme a sua realidade, buscar os melhores locais, trazer os melhores parceiros, com excelentes valores,, visto que possui toda a experiência e sólido relacionamento no mercado, além de volume de trabalho.

Ainda que haja um custo de contratação, é um investimento que, quando colocado na ponta do lápis, certamente terá o retorno garantido.

Profissionais de eventos sabem exatamente com quais prazos precisam ter maior atenção e quais sãos as quantidades e o momento exato de comprar cada item. Sabem, também, quais são as melhores opções de estrutura, de acordo com o seu público.

Com certeza, você ganhará tempo e verá que os custos serão bem mais interessantes do que os que você conseguiria organizando o evento por conta própria — sem falar no benefício de poder se dedicar integralmente às suas atividades, deixando para a empresa todas as funções pertinentes à realização.

É possível diminuir custos dos eventos corporativos, mantendo a qualidade e atendendo às expectativas da instituição. Com essas dicas, você estará apto a implantar uma estratégia que permitirá surpreender e economizar, fazendo com que o orçamento reduzido não seja uma barreira para o sucesso de seu evento.

O que achou deste conteúdo? Agora, você consegue seguir estas recomendações e organizar eventos com excelência e baixo custo? Então, assine nossa newsletter para continuar por dentro das melhores informações do mundo dos eventos!

Você também pode gostar

Sem comentários

Deixe um comentário

Scroll Up