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5 dicas para fazer uma reunião de trabalho incrível e estratégica

janeiro 7, 2019
5 dicas para fazer uma reunião de trabalho incrível e estratégica
Tempo de leitura 4 min

A reunião de trabalho é uma das principais estratégias do universo corporativo, por isso, é essencial que ela seja bem organizada para que não se torne algo monótono e cansativo.

Nesse contexto, é preciso encontrar maneiras de transformar essas convenções em momentos produtivos e eficientes, já que marcar compromissos sem propósito ou planejamento pode ser considerado uma enorme perda de tempo.

Ficou interessado no assunto? Então, continue a leitura e confira algumas dicas que vão auxiliar você a fazer uma reunião de trabalho incrível, precisa e estratégica.

1. Tenha uma pauta objetiva

Não adianta querer abordar todos os desafios enfrentados pela empresa de uma única vez — além de ser inviável se aprofundar em todos os assuntos, os participantes podem ficar perdidos e entediados. Por isso, estabeleça, antecipadamente, a pauta e os pontos que serão abordados durante a reunião.

Sabemos que nem sempre é possível preparar um roteiro prévio, porém, ter em mente os principais propósitos da conversa é fundamental, tanto para a otimização do tempo quanto para o sucesso do encontro.

2. Estabeleça um tempo de duração

As reuniões são necessárias dentro das organizações, no entanto, essa não deve ser uma justificativa para que os profissionais percam tempo durante o expediente. Por isso, inicie o encontro no horário marcado e siga à risca o período estipulado para a sua realização.

Para tanto, crie uma estrutura de pauta bem definida, com o tempo que cada ponto deve ser discutido — essa é uma maneira eficaz de fazer com que os participantes sejam objetivos nos temas expostos e tomem as decisões rapidamente.

3. Escolha bem os participantes

Uma boa reunião de trabalho é aquela que compreende pessoas informadas e dispostas a contribuírem com a solução de um problema ou com a exposição de novas ideias. Portanto, procure reduzir ao máximo o número de participantes — dessa forma, todos os presentes terão a oportunidade de expor suas opiniões.

Se o encontro for sobre as estratégias administrativas, não há razão para convocar o pessoal de TI, por exemplo. Mantenha o foco no objetivo e nas pessoas que precisam se atualizar sobre ele. Assim, além de otimizar o tempo, a reunião se torna muito mais dinâmica e eficiente.

4. Defina uma estratégia para a reunião

Por mais importante e necessária que seja a reunião, se ela não for bem conduzida, o evento pode ser considerado enfadonho e ineficaz. Para isso, existem algumas técnicas que tornam o compromisso atrativo, dinâmico e interativo.

Entre as estratégias que podem ser adotadas está o planejamento ágil. Essa metodologia consiste em fragmentar um projeto longo em dois ou mais encontros — enquanto no primeiro podem ser discutidos os principais detalhes, no segundo o objetivo deve ser a avaliação dos encaminhamentos e resultados.

Outro expediente interessante é utilizar recursos tecnológicos como as plataformas digitais. Assim, as reuniões tendem a ser muito mais objetivas e ágeis.

Já se o motivo do evento for apenas para dar um aviso aos colaboradores ou atualizar a equipe sobre a situação de algum projeto, então, é possível adotar a metodologia standup meeting. Nesse método informal, os participantes ficam em pé e se pronunciam brevemente sobre o assunto.

5. Mantenha o foco no futuro

Uma reunião de trabalho sempre é realizada por um motivo e, na maioria das vezes, a principal razão é para abordar os próximos passos que serão tomados a partir de uma situação ou de um objetivo determinado.

Por isso, ao final da conversa, faça um resumo de tudo que foi discutido durante o encontro e alinhe as próximas etapas com a equipe. Além disso, defina quais são as tarefas, prazos e responsabilidades de cada um.

Como você pôde ver, a reunião de trabalho é uma estratégia fundamental para o bom desempenho das organizações. Portanto, procure adotar as práticas acima e confira como um planejamento eficiente é capaz de promover melhores resultados ao seu negócio.

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